SOP Manager


Arbeitsanweisungen erstellen, verteilen, bereitstellen und regelmäßig prüfen

Eine effektive Qualitätssicherung stellt hohe Anforderungen an das Dokumentenmanagement. Die Qualitätsrichtlinien und Vorgehensweisen werden normalerweise in SOP (Standard Operation Procedures) erfasst. Diese Dokumente beschreiben Abläufe, Verantwortlichkeiten und Organisationsstrukturen und bilden das Organisationsgerüst eines Betriebes.

Um der hohen Verantwortung und Wichtigkeit dieser Dokumente gerecht zu werden hat sich eine Vorgehensweise etabliert, die von der normgerechten Erstellung über die Verteilung (Nutzung) bis hin zur Archivierung jeden Schritt regelt, dokumentiert und überwacht – Aufgaben, die mit unserem SOP Manager schnell und einfach umgesetzt werden können.

 

 

1. SOP planen / schreiben


 Formular das die Informationen einer SOP anzeigt
SOP Manager – Info

Der/die Supervisor legen fest, welche SOPs erstellt werden müssen. Der/die Autoren starten den SOP Manager und sehen, welche SOPs sie erstellen müssen bzw. welche sie gerade bearbeiten. Die Dokumente werden mit Word (auf speziellen Vorlagen entsprechend den Firmenrichtlinien) erstellt. Nach dem Erstellen werden die Dokumente vom SOP Manager dem oder den Prüfern (bis zu vier Prüfer verwaltet der SOP Manager) zur Prüfung vorgelegt. Optional kann der SOP Manager das Dokument noch einem weiteren Supervisor zur Freigabe vorlegen, alternativ wird das Dokument automatisch nach der letzten erfolgreichen Prüfung freigegeben.

 

2. SOP bereitstellen


Bericht zum SOP Verteiler
SOP Verteiler

Bei der Freigabe erstellt der SOP Manager automatisch ein schreibgeschütztes PDF-Dokument (das Word Dokument wird im SOP Manager gespeichert und dient bei einer neuen Version als editierbare Vorlage). Die PDF-Dokumente können als frei zugängliche Dokumente oder über den SOP-Manager oder über das SOP Web Interface von allen Mitarbeitern gelesen werden.

 

3.  SOP optimieren


Übersicht der SOPs die geprüft werden müssen
SOPs Prüfen

Der SOP Manager legt in regelmäßigen, vom Anwender bestimmten Abständen (z.B. jährlich), die SOP dem verantwortlichen Mitarbeiter zur Überprüfung vor. Der verantwortliche Mitarbeiter kann die Gültigkeit der bestehenden SOP verlängern oder das Erstellen einer neuen Version initiieren. Als Entscheidungshilfe beinhaltet der SOP Manager und das Web Interface ein Feedbackmodul, über das Mitarbeiter, die mit den SOPs arbeiten, Kommentare, Wünsche und/oder Anregungen zu den SOPs abgeben können.

 

 

 

Kommentar / Feedbackmodul


Formular für die Kommentare zum SOP
SOP Kommentare

Jeder, der mit einer SOP arbeitet kann zu dieser Kommentare, Anregungen und Verbesserungsvorschläge abgeben. Diese Kommentare werden automatisch vom SOP Manager gesammelt und in einer speziellen Übersicht abgelegt. Der Verantwortliche einer SOP kann die zugehörigen Kommentare einsehen und wenn er/sie möchte, die Anregung in der nächsten Version berücksichtigen.

 

 

SOP Web Interface


Web Applikation des SOP Managers
SOP Manager – Web Interface

Übersichtstabelle zum Präsentieren der freigegebenen SOPs im Inter-/Intranet. Durch Klick auf die Pfeiltaste wird das entsprechende PDF-Dokument geöffnet. Die SOPs können nach Bereichen, Themen und Gruppen gruppiert werden, d.h. selektiv dargestellt werden.